4 - Aspetos Organizativos
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Este capítulo pretende ser um guia prático para a organização de um curso de formação. Claro que o que vai precisar e vai usar depende do tipo de evento que organizar. A checklist deverá ser adaptada em função do tipo de curso. São fornecidas informações sobre as várias etapas prévias e sobre tarefas de organizaçã necessárias. Não vai apenas obter conhecimentos sobre a organização de eventos, também vai sentir-se mais seguro na preparação dos mesmos. A maior parte do material deste capítulo, bem como de todo o manual, está orientada para a realização de workshops de caráter prático. Para realizar eventos de outros tipos pode ter que tomar decisões diferentes das que aqui se descrevem.
O primeiro passo crítico na coordenação é decidir o tipo de evento a promover. Alguns pontos a ter em consideração:
Formato da formação: workshop presencial, seminário, palestra, curso online ou composto por uma mistura de módulos presenciais e online?
Irá ser participativo, formal, autonomo?
Poderá o evento ser integrado em curricula de cursos existentes?
Irá ter necessidade de convidar especialistas externos? Quais serão os requisitos associados (por exemplo, uma dotação orçamental)?
Será o evento de treino obrigatório para os participantes, ou será de participação voluntária?
Os participantes recebem algum tipo de crédito?
De que tipo de instalações vai necessitar?
A tabela abaixo fornece recomendações de base sobre diferentes tipos de formação e suas características:
TIPO DE FORMAÇÃO
Workshop presencial
Curso
Palestra
Formação online
Nº de participantes
Menos de 20
x
x
x
x
Menos de 40
x
x
x
Mais de 40
x
x
Financiamento
Inexistente
x
x
Baixo
x
x
x
x
Alto
x
x
Duração
½ dia
x
x
x
x
½ - 1 dia
x
1 - 4 dias
x
x
Mais de 4 dias
x (series)
x (series)
Nível
Introdutória
x
x
Competências básicas
x
x
x
Intermédia
x
x
x
Avançada
x
x
x
x
03Sobre%20Aprendizageme%20Formacao#p%C3%BAblicos-alvo
Antes de se comprometer a coordenar um evento de formação, defina o público-alvo e certifique-se de que conhece as suas necessidades. Identifique o público, qual o número máximo de participantes, quantos os formadores convidados e qual a sua área de competência.
Algumas tipologias de formação implicam mais do que um formador. Tente recrutar o apoio de colegas e de unidades de serviço na sua instituição. que possam colaborar. Identifique o apoio institucional, eventual financiamento, espaços alternativos) e recorra aos seus superiores hierárquicos para que solicitem esses apoios da instituição - por exemplo, apoio no processo de inscrição de participantes ou contacto com o serviço de comunicação para as atividades de divulgação. Certifique-se de que todos os envolvidos estão suficientemente informados sobre as atividades, objetivos e aspetos práticos do curso e da importância de incentivar a participação junto do público-alvo. Pode também contratar por fora a execução de algumas tarefas, se o orçamento assim o permitir.
Estabeleça parcerias com outros serviços ou departamentos da instituição ou outras instituições locais para racionalizar recursos e aumentar o impacto. São estes os pontos-chave a serem considerados previamente no processo de organização de um curso. Poderá ser determinante a integração do curso ou sessão de formação numa conferência prestigiada ou num outro evento e é importante convidar palestrantes, idealmente especialistas em Ciência Aberta, da instituição ou de fora da instituição, nacionais ou estrangeiros. De facto, é essencial ter representação diversificada no que diz respeito aos formadores (veja Representação abaixo). De acordo com The Carpentries, um workshop com 40 pessoas precisa de pelo menos dois formadores (e possivelmente um terceiro) que alternem entre quem apresenta e quem apoia os participantes, incluindo idealmente um terceiro elemento disponível para eventuais questões ou dúvidas.
Num evento que se quer bem sucedido, é importante criar e manter um ambiente inclusivo e abrangente do ponto de vista de áreas de conhecimento e tipo de competência.
A equipa responsável pela formação deve ter a representação de diferentes identidades de género, disciplinas, origens raciais e regiões geográficas. Mais informação sobre os formadores. Deve ser assegurado também que uma parte das vagas seja reservada para participantes de diferentes origens étnicas, identidades de género, disciplinas e regiões geográficas (ver Envolvimento Inclusivo. Para saber mais sobre como tornar seu workshop inclusivo, consulte a Conference Planning Checklist by SPARC.
Antes de organizar um curso de formação presencial considere alguns aspetos relacionados com o local, com o intuito de reduzir diversos tipos de obstáculos:
O local deve ser de fácil acesso aos participantes. Deve ter acesso a elevador, entradas e rampas acessíveis bem sinalizadas. Confirme se o local está próximo de pontos de acesso a transportes públicos, carro, parques de estacionamento, estação de comboios e aeroporto. Os exemplos de checklist disponíveis em Accessible Meetings Toolkit from the American Bar Association e Conference Planning Checklist by SPARC, podem ser uma boa prática a seguir. Encontre um espaço para receber os participantes no curso e outro espaço para circularem e socializarem. Deve ter uma área separada para refeições e outros espaços de apoio.
A sala de formação deve estar equipada de forma adequada (veja o capítulo do equipamento e media), com acesso à internet e pontos de energia para cada participante (cabos de extensão). Verifique se o mobiliário pode ser reorganizado, caso não corresponda ao que pretende. Deve estar disponível secretária com microfone para o formador e um, ou mais microfones para as intervenções dos participantes.
A duração do curso depende dos conteúdos a transmitir. Deve haver uma estimativa clara do tempo necessário para cada módulo. Defina uma agenda ou cronograma, incluindo pausas para conversas e para apresentação prévia dos participantes, bem como tempo suficiente para almoços e intervalos. Preveja pontualidade nos horários de início e fim. Consulte o capítulo Dar início à formação).
Antes de calendarizar o evento, pense nos obstáculos que podem impedir ou induzir as pessoas a participar, escolhendo adequadamente a data e horário. Se o curso se realizar numa universidade, tenha em consideração o calendário escolar e os horários das aulas. Para atrair mais atenção e aumentar o número de participantes, considere a possibilidade de agendar o evento juntamente com uma conferência ou outro evento com destaque.
Considere a hipótese de necessitar de recursos financeiros para a realização do curso, como por exemplo para pagamento do local para as sessões, viagens de formadores, bebidas, materiais de apoio e merchandising, etc. Importa referir que os custos associados a recursos humanos tendem a ser os mais elevados. Identifique o tempo necessário que os colaboradores precisam para preparar materiais e conteúdos que geralmente não são orçamentados.
Considere diferentes formas de obter verbas para a formação. Se possível, solicite fundos à sua instituição ou estabeleça uma taxa de inscrição aos participantes.
Recolher e gerir fundos ou honorários pode ser complicado. Se essa for a sua intenção, tenha em consideração o uso de um serviço de registo online (por exemplo, Eventbrite, Event Smart), ou solicite os serviços da sua instituição. Estudos realizados indicam que uma taxa de inscrição individual incentiva as pessoas que se inscreveram a comparecer no curso. (Wilson 2016)
Se está a planear cobrar uma taxa, informe-se com os serviços financeiros sobre a melhor forma de gerir. Em alguns casos, o tempo e o esforço necessários nestes processos pode superar o valor cobrado, especialmente se for apenas uma taxa individual. A sua instituição terá, provavelmente, procedimentos financeiros específicos e códigos de orçamento que devem ser usados, por isso, entre em contacto a área financeira no início do processo, analisando a forma mais adequada de proceder. Também se aplica quando se usam serviços externos como o Eventbrite (irá precisar de um centro de custos para permitir que as taxas entrem na sua instituição). Considere disponibilizar uma isenção mediante solicitação para aqueles que não puderem pagar, ou encaminhe para o serviço da instituição responsável pela atribuição de bolsas.
Pode obter financiamento através de diferentes fontes: a instituição, patrocinadores externos (empresas), fundos de investigação ou através da cobrança das taxas de inscrição. Confirme se há alguma fonte interna de financiamento ou organizações locais relevantes que possam patrocinar o evento. Se encontrou um potencial patrocinador, verifique as condições de financiamento, que podem incluir publicidade no site e no local do evento.
Considere diferentes níveis de patrocínio (bronze, prata, ouro), no caso de eventos maiores. Analise também outros projetos ou programas para organizar e partilhar custos.
Pode obter financiamento de diversas fontes: a instituição anfitriã, patrocinadores externos como empresas, fundos de financiamento orçamentados para corpo docente/investigador principal, ou através de taxas de registo. Verifique se existem fontes internas para financiamento, ou organizações locais relevantes que possam patrocinar o seu evento. Se encontrou um potencial parceiro, verifique as condições do financiamento. Podem incluir publicidade no website do evento ou publicidade no próprio evento.
Considere diferentes níveis de patrocínio (bronze, prata, ouro) no caso de eventos maiores. Pode também procurar outros projetos ou programas para co-organização e partilha de custos.
Alguns aspetos a considerar:
Os participantes vão necessitar de acesso a WI-FI? Assegure-se que quaisquer requisitos para acesso são tratados com antecedência (ex., fornecer detalhes de acesso a conta de visitante). Verifique se o local tem tomadas de eletricidade suficientes. Assegure-se com antecedência junto do responsável do local da disponibilidade de apoio técnico. Se planeia gravar o evento, certifique-se que possui o equipamento correto, e de que os participantes estão conscientes (e deram o seu consentimento) de serem gravados. Pense em como irá licenciar quaisquer resultados: vai aplicar uma licença CC a imagens, vídeos, e materiais de formação? Os autores estão de acordo?
Assegurar-se de que todo o equipamento, multimedia, e materiais estão a funcionar em pleno pode ajudar a evitar percalços embaraçosos durante a formação. Certifique-se que o seu portátil, ou equipamento onde tem o seu material de formação, é compatível com a tecnologia multimedia do local. Peça aos palestrantes convidados as suas apresentações com antecedência e guarde-os a todos no mesmo computador. Isto irá tornar mais fácil a transição entre oradores. Leve quaisquer adaptadores ou extensões necessárias. Verifique o sinal de WiFi e tomadas de eletricidades, bem como, se o microfone e projetores funcionam antecipadamente, e que os seus formatos de ficheiros são suportados. Certifique-se que existe um contacto de emergência para problemas técnicos.
Assegure-se que imprime folhetos com antecedência, e que imprime em número suficiente. Se planeia distribuir muitos materiais, considere fornecer pastas para ajudar na organização. Ou considere simplesmente disponibilizar o material em formato digital no website do evento.
Preparar vários materiais de multimédia ajudará a motivar uma audiência com diversos estilos de aprendizagem. Deve preparar materiais didáticos antecipadamente (ex., flipcharts, exercícios práticos, jogos). Leve cadernos, post-its, canetas, pioneses. Se os participantes necessitarem de outros materiais digitais certifique-se que estes estão bem organizados e disponíveis antecipadamente.
Se o seu equipamento falhar, não entre em pânico. Ligue ao apoio técnico e explique o problema aos participantes. A maioria das pessoas vai entender. O que poderá parecer várias horas para si serão apenas alguns minutos perdidos. Se depender de equipamento multimédia e tiver um pequeno grupo de participantes sugira reagendar a formação.
Desenvolver uma estratégia forte de comunicação e marketing é fundamental para impulsionar a participação, bem como para o ensinar a desenvolver e refinar a sua mensagem.
Considere o tipo de nome que a sua formação terá. Pense no enquadramento e na mensagem. Quais são os valores comuns a que pode apelar? Por exemplo, vai dar um "workshop sobre Acesso Aberto", ou um workshop sobre “Como ter o seu trabalho publicado”? Como vai atrair pessoas para a sua sala? Lembre-se, a formação não é unidirecional, e pode ser incentivada enquadrando-a como uma oportunidade de aumentar a rede de contactos. Por exemplo, encontre alguns parceiros em universidades, instituições de educação superior, formações da Equipa Técnica, Centro de Valorização, etc.
Considere meios tanto digitais como não-digitais. Utilize listas de divulgação institucionais e redes sociais (ex., Twitter, Facebook, blog). Terá perfis dedicados nas redes sociais? Que tipo de conteúdo irá partilhar nas redes sociais? Pense em imagens e logotipos pertinentes. Isto é mais importante ainda se quiser organizar mais do que um evento. Se o evento tiver patrocínio, ou for organizado em coordenação, com uma instituição (ex., a biblioteca, uma universidade/departamento específico), então poderá utilizar os perfis da organização. Esta opção pode requerer que outra pessoa publique o material, portanto tenha isso em mente. Várias recomendações aqui presentes podem necessitar de aprovação institucional ou orçamento adicional - comece a estudar estas opções o mais cedo possível.
Descubra se pode distribuir panfletos ou pósteres na sua instituição. Vai desenvolver um póster? Que tipo de logotipos, imagens, texto, e informação necessita de incluir? Assegure-se que comunica de forma clara os objetivos pré-definidos (competências e conhecimento). Peça ajuda a organizações relevantes para publicidade. Conecte-se através de meios de comunicação relevantes, crie uma press release. Use canais de comunicação existentes, ex. na biblioteca da universidade, pode pedir aos bibliotecários para promover o evento com a comunidade académica.
Envie um lembrete pelas redes sociais e pelas listas de distribuição. Coloque letreiros para que os participantes encontrem a sala.
Publique fotografias e pequenos vídeos do evento no website e nas redes sociais. Informe os participantes sobre a hashtag da formação e peça-lhe para publicar pelo menos um tweet/mensagem durante o evento. Recolha motivos para participação para utilizar em publicidade em futuros eventos.
Configure um serviço de registo em evento como o Eventbrite ou o Event Smart (os quais são gratuitos para eventos gratuitos, mas poderão ter taxas no caso do seu evento ter taxas de registo), ou algo como o Google Forms para gravar informações básicas. Para eventos mais pequenos pode também usar o registo por e-mail. Mas não se esqueça de enviar a confirmação, quando os participantes se registam e antes do evento como lembrete.
Pense nas taxas que quer/precisa de cobrar (ver orçamento). Pense nos créditos que os estudantes possam obter. É necessário emitir certificados (ver certificado de presença)?
Seja sensato e transparente em relação à informação que recolhe. Se for necessário recolher informações como género, idade ou nacionalidade, tenha em mente que estas informações não são tão lineares quanto aparentam - ofereça sempre um campo em branco.
Pode realizar um pequeno inquérito para medir o nível de conhecimentos dos participantes sobre o assunto (o seu pré-conhecimento). Este inquérito pode ajudá-lo a preparar o material didático. Deixe claro que dados serão partilhados/guardados e porquê. Ofereça sempre a opção de desistir, e arquive os dados que necessita de guardar de forma segura. Considere criar uma lista de participantes interessados para receberem uma newsletter ou para manter o contacto, mas tenha em atenção a proteção de dados (tal como o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (Regulamento (EU) 2016/679)).
Dependendo do tamanho da audiência, proporcione um balcão de registo separado. Assegure-se que os funcionários têm toda a informação necessário, incluindo a lista de participantes, e deixe-os cuidar dos crachás e das folhas de presença/certificados.
Se não houver balcão de registo separado, prepare uma folha com a informação necessária para ter à mão (pense: transportes públicos, números de emergência, pedidos de certificados, segurança durante o evento, etc.).
Recebeu o consentimento dos participantes para reutilizar ou partilhar os seus contactos ou para tirar fotografias e publicá-las? Todos os participantes assinaram a lista de participantes?
Prepare e envie convites formais aos participantes, convidados e palestrantes principais.
Crie um website para o evento de formação, tal como Páginas GitHub ou um website institucional. [link to examples/template]
Certifique-se que os recursos mais importantes estão visíveis e acessíveis quando necessário. Se pretender que os participantes levem resultados de investigação (ex., artigos, código, dados) para os exercícios, avise-os com tempo suficiente para os prepararem (e considere torná-lo opcional).
Comunique com antecedência os requisitos à sua audiência.
Avise se será necessário levar portáteis ou outros materiais de trabalho.
Certifique-se que os pré-requisitos para softwares ou competências de programação são comunicadas antecipadamente.
Forneça materiais de leitura de contexto básico, para que não seja necessário começar pelo início.
Envie por e-mail um lembrete aos participantes um dia ou dois antes do eventos, se possível (pode não ser necessário enviar este lembrete se utilizar um serviço de registo).
Recorde as pessoas sobre como chegar ao local. Envie instruções detalhadas relativamente a estacionamento e opções de transportes públicos.
Dedique algum tempo a tarefas domésticas no início do evento. Registe hashtags e passwords do WiFi.
Que refeições irá ser necessário fornecer ou as pessoas irão trazer os próprios? Se oferecer refeições, pode ser necessário obter financiamento ou cobrar taxas de registo.
Se for relevante, pode perguntar durante o registo necessidades especiais de dietas - mas tenha em conta que isto pode tornar-se complicado para si. Por vezes é melhor pedir ao fornecedor das refeições variedades suficientes (vegetariano, vegan, isento de glúten, etc.) e adicionar um campo em branco nos formulários de submissão para que os participantes possam preencher pedidos específicos se necessário (ex., intolerâncias e alergias).
Verifique o local e informe o fornecedor onde e quando entregar as refeições.
Certifique-se que tem o contacto do fornecedor caso as refeições não apareçam, tenham enviado o almoço errado ou esquecido alguma coisa.
Para garantir que o workshop decorre num ambiente amigável, inclusivo e respeitador, para formadores e participantes, é fundamental que crie um Código de Conduta para o seu evento. Assegure-se de que o Código de Conduta é comunicado atempadamente - recomendamos que o mesmo seja divulgado com a devida antecedência no website do evento (ver tarefa 2) e no local onde este decorre. No próprio momento em que fazem a sua inscrição no workshop, deve ser solicitado aos participantes que leiam o Código de Conduta e registem esse facto. O Código de Conduta deve ser claro sobre as consequências da violação dos seus termos (por exemplo, a expulsão do workshop). Certifique-se de que o processo de denúncia das violações é comunicado claramente antes e durante o evento. Pelo menos um dos organizadores deve ser identificado como ponto de contacto, devendo estar facilmente acessível para receber os relatórios de violação do código de conduta. Exemplos destas práticas podem ser obtidos e adaptados a partir de:
Assegure-se de que o Código de Conduta está visível e acessível de forma clara no website do evento; se o seu evento não dispõe ou não requer um website, imprima o CdC e distribua-o a todos os participantes.
Garanta que existe um espaço para que os participantes possam reportar de forma segura quaisquer violações do Código de Conduta. Comunique as respetivas sanções, e tome os procedimentos previstos caso ocorra alguma dessas violações.
Prepare um documento padrão e afete uma pessoa para manter os registos ou monitorizar o processo de registo.
Prepare um certificado genérico de participação com os logos do evento e dos organizadores, bem como informação sobre o evento que possa ser distribuída digitalmente quando solicitada.
Pergunte aos participantes se necessitam um certificado de participação.
Se for requerida uma lista de presenças, com as respetivas assinaturas, solicite a cada participante que a preencha logo no momento de registo, ou faça uma verificação da lista durante o dia.
Verifique previamente o local de realização do evento e defina os espaços que devem ser indicados por sinais que ajudem os participantes a encontrá-los facilmente.
Conceba, imprima e coloque os sinais, deixando também informação útil na receção.
Remova os sinais após o evento.
Prepare com a devida antecedência um plano de ação nas redes sociais, e peça a colegas de outros departamentos e/ou a parceiros da organização para colaborar na partilha de informação.
Prepare documentos de notas (e.g. Google Docs público ou etherpads). Anuncie o evento nas redes sociais.
Pergunte aos participantes se estão confortáveis com o fato de serem filmados, fotografados e divulgados nas redes sociais. Se estiver perante um elevado número de participantes, considere a possibilidade de distribuir distintivos próprios a todos os que não quiserem ser abrangidos nessa divulgação.
Faça uma alocação prévia das pessoas responsáveis pelas redes sociais. Idealmente, introduza uma forte rotatividade para evitar saturação e falta de atenção.
Certifique-se de que deixa o local arrumado e limpo, a não ser que o acordo de utilização não o requeira.
Entreviste os restantes formadores/oradores para uma auto-avaliação sobre a forma como o evento decorreu.
Envie aos participantes um inquérito de avaliação da formação (ver Avaliação da Formação) ou distribua um formulário de avaliação durante o evento, e certifique-se de que as pessoas o entregam no final.
Leia e contabilize os resultados dos formulários de avaliação. Faça a sua própria auto-avaliação.
Armazene digitalmente, e publique on-line, todo o material usado durante o evento (apresentações, documentos) e que não estava previamente disponível. Assegure que disponibiliza licenças abertas sempre que possível, e certifique-se de que os participantes não estão identificáveis (e.g., em documentos de notas).
Prepare um relatório para o seu patrocinador ou instituição, e torne-o público se necessário (e.g. blog, twitter, website).
O quê
Quando e quem?
Feito?
Equipamento/media
Determine quais os equipamentos técnicos requeridos
Verifique se estão disponíveis tomadas elétricas em número suficiente
Garanta WiFi para os participantes
Organize registos fotográficos e vídeo
Teste o equipamento alguns dias antes da formação
Imprima documentos de apoio, formulários de avaliação e materiais de exercícios, ou publique-os online
Prepare flipcharts e painéis de notas
Local
Verifique acessos de elevador, entradas acessíveis, rampas
Assegure-se sobre disponibilidade de transportes públicos e parqueamento
Localize sala de cuidados maternais, sala de oração e lavabos neutrais quanto ao género
Sinalética clara e legível
Informe devidamente os seus colaboradores antes do evento
Marketing/publicidade
Identifique os canais de comunicação
Prepare e instale a presença online
Envie informação sobre o evento para listas de mailing
Divulgue o evento nas redes sociais
Registo
Prepare e instale um modulo de inscrições
Recolha informação sobre alergias e necessidades especiais de dieta
Informe-se sobre necessidades de assistência a crianças
Divulgue informação sobre hotéis abrangendo vários dias
Envie confirmações/convites aos participantes e disponibilize instruções sobre o local, em texto e imagens claras
Envie um lembrete 1 ou 2 dias antes do evento
Prepare distintivos de identificação e imprima lista de participantes
Prepare o espaço de receção e registo
Organize um vestiário para eventos de maior dimensão
Restauração
Identifique opções e necessidades de restauração
Encomende restauração
Verifique se a comida está claramente identificada (especialmente no que respeita a alergias e dietas especiais)
Comunicação durante o evento
Informe os participantes sobre a localização das saídas de emergência, locais de restauração, lavabos, etc.
Distribua folhas de consentimento para registos de vídeo, fotografia e transmissão ao vivo
Disseminação após o evento
Fotografe flipcharts e outros resultados ou materiais não digitais
Distribua ou envie certificados de participação
Disponibilize ou envie aos participantes materiais de formação (slides, notas, registos vídeo)
Providencie um relatório para o seu patrocinador ou a sua instituição
Avaliação
Distribua formulários de avaliação impressos ou disponibilize-os online
Christodolou et al. (2014). How to conduct a successful workshop: The trainee’s perspective (Arab Journal of Urology), 12(1), 12-14. doi.org/10.1016/j.aju.2013.08.004
Commission on Disability Rights of American Bar Association (2016). Planning Accessible Meetings and Events. A toolkit. PDF
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SPARC (n.y.). Diversity, Equity, and Inclusion. Conference Planning Checklist. sparcopen.github.io
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Inspiração
International Council on Archives (2010). Organising training workshops and seminars: Guidelines for professional association. PDF
Software Carpentry. Workshop Operations. software-carpentry.org
Software Carpentry. Teaching and Hosting. Admin Checklist. software-carpentry.org
Wikihow. Conduct a Workshop. wikihow.com
